Correzione codici duplicati Articoli / Clienti / Fornitori

Eliminare i codici duplicati in bolle e fatture già emesse: una soluzione efficiente

Capita spesso di imbattersi in codici duplicati per articoli, clienti o fornitori, creando discrepanze contabili e gestionali. Questi codici errati, utilizzati in bolle e fatture già emesse, possono generare confusione e complicare la gestione del magazzino e della contabilità.

Per risolvere questo problema in modo rapido ed efficiente, è possibile utilizzare una funzione specifica che consente di modificare automaticamente tutti i documenti interessati, sostituendo il codice errato con quello corretto. Questa funzione elimina la necessità di editare manualmente ogni singolo documento, risparmiando tempo e fatica.

Vantaggi dell’utilizzo di questa funzione:

  • Risparmio di tempo: La modifica automatica di tutti i documenti consente di risparmiare notevolmente il tempo necessario per la correzione manuale.
  • Riduzione degli errori: La correzione automatica elimina il rischio di errori umani durante l’edizione manuale dei documenti.
  • Maggiore precisione contabile: L’utilizzo di codici univoci garantisce una maggiore precisione contabile e una migliore gestione del magazzino.
  • Facilitare la ricerca di informazioni: Eliminando i codici duplicati, diventa più facile e veloce trovare le informazioni relative a specifici articoli, clienti o fornitori.

Come funziona la funzione di correzione automatica:

La funzione di correzione automatica analizza tutti i documenti e identifica i codici duplicati. Per ogni codice duplicato, la funzione individua il codice corretto da utilizzare. Successivamente, la funzione sostituisce automaticamente il codice errato con quello corretto in tutti i documenti interessati.

Esempio:

Immaginiamo di avere un codice articolo duplicato “A123” e “B456” che si riferisce allo stesso prodotto. La funzione di correzione automatica identificherà entrambi i codici e selezionerà quello corretto, ad esempio “A123”. Successivamente, sostituirà automaticamente “B456” con “A123” in tutte le bolle e fatture emesse.

Considerazioni aggiuntive:

  • Backup: Prima di utilizzare la funzione di correzione automatica, è importante eseguire un backup completo dei dati. In caso di problemi, il backup consentirà di ripristinare i dati originali.
  • Verifica dei dati: Dopo aver utilizzato la funzione di correzione automatica, è consigliabile verificare attentamente i dati per assicurarsi che tutte le modifiche siano state applicate correttamente.
  • Documentazione: È importante documentare la procedura di correzione automatica, inclusi i passaggi da seguire e le precauzioni da adottare.

Conclusione:

L’utilizzo di una funzione per correggere automaticamente i codici duplicati in bolle e fatture già emesse rappresenta un metodo efficiente e sicuro per risolvere un problema comune che può causare notevoli difficoltà nella gestione contabile e del magazzino. La funzione consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare la precisione dei dati.

Azienda rivenditrice di software tecnico

L’esigenza era di prendere nota, nella fase di acquisto, dei destinatari delle licenze a cui poi si doveva fatturare.

Il problema era nato più volte quando si erano comprate nuove licenze oppure upgrade e non si ricordava più chi le aveva ordinate, essendo prodotti molto costosi, la cosa era alquanto irritante.

Come funziona:

In fase di ordine, premetto un tasto funzione, si può indicare sul rigo stesso il cliente a cui è destinato. Fin qui la procedura è estremane semplice e funzionale, una colonna aggiuntiva mostra il soggetto destinatario per ogni rigo dell’ordine.  

La magia però si ha in fase di vendita !

In fase di Fatturazione o DDT, una volta inserito il soggetto, alla pressione di un tasto funzione, verranno inseriti nel documento i prodotti ordinati che non siano stati già venduti!

KeyStore in Cloud: Come funziona e perché sceglierlo

KeyStore è un software gestionale nato per Windows, ma offre anche la possibilità di essere utilizzato in cloud, una soluzione sempre più richiesta dalle aziende, meglio di un Gestionale in Cloud.

Ecco come funziona KeyStore in Cloud:

  • Server: Il server può essere installato su un PC Windows presso il cliente oppure presso una web farm per una maggiore sicurezza e continuità di servizio.
  • Accesso: L’accesso al software avviene tramite un qualsiasi browser web digitando un indirizzo specifico, come ad esempio www.keystore.pincopalino.com se il sito aziendale è www.pincopalino.com .
  • Login: Un sistema di login con nome utente e password protegge l’accesso al gestionale.
  • Utenti e software: È possibile definire utenti con differenti livelli di accesso al “Gestionale in Cloud” e ad altri software installati. Una toolbar permette di attivare e passare da un programma all’altro.
  • Accesso completo al PC: In modalità cloud, è possibile accedere anche a tutte le cartelle, i programmi installati e il desktop del PC.

Sicurezza:

La sicurezza è un aspetto fondamentale quando si parla di cloud. KeyStore offre diverse soluzioni per proteggere i dati aziendali:

  • Blocco IP: Il sistema può bloccare le connessioni che hanno sbagliato la password più volte.
  • Geolocalizzazione: È possibile limitare l’accesso al software da determinate zone geografiche (ad esempio, solo dall’Italia).
  • QrCode: Per una maggiore sicurezza, è possibile attivare un sistema di verifica tramite QrCode. In questo caso, per accedere al software sarà necessario leggere un QrCode con il proprio smartphone.

Vantaggi di KeyStore in Cloud:

  • Accessibilità: Il software è accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet.
  • Sicurezza: Diverse opzioni di sicurezza per proteggere i dati aziendali.
  • Flessibilità: Possibilità di utilizzare il software gestionale e altri software installati sul PC alla stregua di un classico Gestionale in Cloud
  • Aggiornamenti automatici: Gli aggiornamenti del software sono automatici e non richiedono alcun intervento da parte dell’utente.
  • Scalabilità: La soluzione cloud è scalabile e può essere adattata alle esigenze di qualsiasi azienda.

KeyStore in Cloud è la soluzione ideale per le aziende che desiderano:

  • Avere accesso al proprio software gestionale da qualsiasi luogo e dispositivo.
  • Migliorare la sicurezza dei propri dati aziendali.
  • Avere una soluzione flessibile e scalabile.
  • Ridurre i costi di gestione del software.

Contattaci per avere maggiori informazioni su KeyStore in Cloud e per scoprire come può aiutarti a migliorare la tua azienda.

Gestioale in cloud

Hai bisogno di filtrare un gruppo di clienti per email o partita IVA?

Hai bisogno di filtrare un gruppo di clienti per email o partita IVA?

Con il nostro software gestionale è semplicissimo!

Ecco come fare:

  1. Premi sul pulsante CERCA tenendo premuto il tasto Shift sulla tastiera.
  2. Si aprirà un foglio dove puoi incollare l’elenco di email o partite IVA che desideri.
  3. Clicca su OK e il software eseguirà un filtro per i dati appena immessi.

In questo modo potrai:

  • Stampare l’elenco dei clienti filtrati.
  • Inviare loro email mirate.
  • Apportare modifiche alle loro anagrafiche.

Un esempio pratico:

Un nostro cliente aveva bisogno di inviare una newsletter a un gruppo di clienti che avevano acquistato un determinato prodotto negli ultimi 6 mesi.

Grazie alla funzione di filtro per email, il cliente ha potuto trovare i clienti giusti in pochi secondi e inviare la newsletter in modo rapido e semplice.

Quanto costa questa funzione?

Solo 30€ + IVA! Un piccolo investimento che ha fatto risparmiare al cliente diverse ore a settimana in lavoro manuale.

Perché scegliere il nostro software gestionale?

Perché è un software personalizzabile che si adatta alle esigenze specifiche della tua azienda.

Non è importante avere un gestionale che fa tutto e usarlo al 20%, ma che fa il 100% tutto quello che serve all’azienda!

Contattaci oggi per una demo gratuita!

Archiviazione automatica e ricerca facile email inviate

l modulo mailer di KeyStore: archiviazione automatica e ricerca facile delle email

KeyStore non è solo un software gestionale completo, ma include anche un modulo mailer avanzato che semplifica la gestione delle tue comunicazioni con i clienti.

Archiviazione automatica:

  • Tutte le email inviate ai tuoi clienti vengono automaticamente archiviate nel modulo mailer, creando un registro completo e duraturo di tutte le tue interazioni.
  • Non dovrai più preoccuparti di perdere lo storico delle tue email, neanche cambiando il tuo mailer di Windows.

Ricerca facile e veloce:

  • Le email inviate sono facilmente accessibili dalla scheda cliente, dove puoi vedere il numero di email inviate e la data dell’ultima comunicazione.
  • Un sistema di colori intuitivo ti permette di distinguere le email inviate negli ultimi 3 mesi (in rosso) da quelle inviate oltre 3 mesi fa (in blu).
  • Puoi filtrare e cercare le email in base a diversi criteri, come data, oggetto, destinatario e contenuto.
  • La funzione di ricerca avanzata ti permette di trovare rapidamente le email specifiche che cerchi, anche a distanza di anni.

Visualizzazione completa:

  • Cliccando sull’etichetta di un’email, puoi visualizzare tutti i dettagli della comunicazione, incluso l’oggetto, il corpo del messaggio e gli allegati.
  • Puoi anche visualizzare l’email in formato HTML, per una migliore esperienza di lettura.

Vantaggi:

  • Storico completo: Conserva un registro duraturo di tutte le tue comunicazioni con i clienti, evitando la perdita di dati.
  • Ricerca facile e veloce: Trova le email che cerchi in modo rapido e semplice, anche a distanza di anni.

Modifica Massiva Articoli con Filtri

La gestione di un magazzino efficiente richiede strumenti flessibili e potenti. KeyStore, il software gestionale leader per le PMI, offre una vasta gamma di funzionalità per ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Tra queste, la funzione di modifica massiva degli articoli con filtri rappresenta un vero e proprio punto di forza.

Cosa fa questa funzione?

Immagina di dover modificare un prezzo, una descrizione o un’altra proprietà di un articolo su centinaia o migliaia di record. Con la modifica massiva, puoi farlo in pochi clic, applicando la modifica desiderata a tutti i record che soddisfano una specifica condizione.

Come funziona?

  1. Attiva il filtro: Seleziona i campi del database che vuoi utilizzare per filtrare i record. Ad esempio, puoi filtrare per categoria, fornitore, fascia di prezzo o qualsiasi altra combinazione di criteri. In keystore ci sono diversi filtri già pronti all’uso.  
  2. Definisci la modifica: Modifica uno o più campi nella scheda articolo. Puoi modificare campi come lo sconto, intervallo data di promozione.
  3. Applica la modifica: Con un semplice click sulla pulsante “Applica alla selezione corrente”, la modifica verrà applicata a tutti i record che soddisfano i criteri del filtro.

Vantaggi:

  • Risparmia tempo e fatica: Elimina la necessità di modificare manualmente ogni singolo record, velocizzando drasticamente il tuo lavoro.
  • Riduce gli errori: Automatizza il processo di modifica, evitando errori causati dalla ripetizione manuale.
  • Migliora la precisione: Assicura che la modifica venga applicata correttamente a tutti i record interessati.
  • Aumenta l’efficienza: Semplifica la gestione del tuo magazzino e ti permette di concentrarti su attività più strategiche.

Esempio pratico:

Supponiamo di voler creare una promozione per tutti gli articoli presenti nella categoria “stampanti laser”. Con la modifica massiva  puoi impostare il periodo e lo sconto a tutti i prodotti di quella categoria, che potrebbero essere migliaia, in pochi secondi, evitando di dover modificare manualmente ogni singolo record.

Conclusione

La funzione di modifica massiva degli articoli con filtri di KeyStore è uno strumento eccezionale per ottimizzare la gestione del tuo magazzino. Permette di risparmiare tempo, ridurre gli errori e aumentare l’efficienza del tuo flusso di lavoro.

Scopri di più:

Contattaci per una demo gratuita di KeyStore e scopri come questa funzione rivoluzionaria può aiutarti a gestire il tuo magazzino in modo più efficiente.

Inoltre:

  • Puoi utilizzare la funzione anche per modificare campi personalizzati.
  • KeyStore offre un’ampia gamma di tutorial e guide per aiutarti a utilizzare al meglio questa funzione.

Filtri di ricerca avanzati ed azioni massive

Filtri di ricerca avanzati ed azioni massive

In KeyStore è possibile effettuare ricerche applicando filtri e caratteri jolly.

Quante volte ti è capitato, nel tuo attuale software di gestione aziendale , di dover cercare prodotti (ma anche clienti, fornitori, produttori, etc.) che rispettino più filtri di ricerca? Scommetto che non sei riuscito a farlo ed alla fine hai desistito cercando manualmente uno ad uno. Che seccatura!

Può capitare di avere un elenco di codici clienti a cui mandare una email, oppure un elenco di codice articoli a cui applicare uno sconto, come si fa?
Abbiamo pensato anche questo!

Nel software di gestione aziendale KeyStore puoi effetture richerche anche passando un elenco separato da:

  • virgole
  • punto e virgola
  • ritorno a capo

Il risultato sarà un elenco filtrato a cui posiamo applicare azioni in massa, quali:

  • cancellazione
  • modifica di alcuni campi in blocco
  • inviare email (se si tratta di clienti o fornitori)

Ti ricordiamo che KeyStore è gratis in versione LITE!

Scattare una foto da una Camera IP in fase di salvataggio di un documento

Scattare una foto da una Camera IP  in fase di salvataggio di un documento

Abbiamo realizzato una funzione che scatta una foto da una telecamera IP in fase di salvataggio di un documento.

In questo modo se ci dovesse essere una contestazione dopo anche mesi si potranno visionare i fotogrammi e verificare: la merce, la persona coinvolta o i mezzi utilizzati.

Una volta configurati i pochi parametri richiesti, la foto verrà catturata automaticamente, non è più richiesto nessun intervento manuale!

All’occorrenza si possono scattare più di una foto e da più Camere IP posizionate in posizione diverse.

Lavoriamo continuamente su KeyStore per migliorarlo sempre di più ed ascoltiamo i feedback e le richieste dei nostri clienti!

Questa funzione, infatti, è stata richiesta da un utente di KeyStore e adesso è già a disposizione di tutti i nostri clienti.

Hai già installato la versione LITE di KeyStore? è gratis.

Catturare email da un sito web per invio newsletter

Catturare email da un sito web per invio newsletter

Ti è mai capitato di doverti salvare una lista di email da un sito web per inviare successivamente una newsletter o delle email informative.

Se la risposta è si, sai già quanto tempo può portare via un operazione del genere se fatta manualmente. Senza trascurare la possibiltà di commettere degli errori durante le operazioni di copia e incolla.

E poi? Dove salverai la lista delle email che hai appena inviato? In un foglio Excel?

Il software di gestione aziendale KeyStore ti propone un’alternativa facile e veloce che ti permette di risparmiare tempo (e denaro)!

In KeyStore è presente un modulo che ti consente di:

  • catturare da una pagina web tutte le email presenti
  • salvare le email in un elenco assegnando un nome
  • inviare una newsletter all’elenco appena creato


Per evitare di inviare più volte lo stesso messaggio ad un tuo contatto, il software di gestione aziendale KeyStore tiene taccia degli invii con un TAG in modo da poter riprendere l’invio delle email scartando in automatico quelle già gestite.


Come da normativa sul GDPR, è previsto inoltre l’esclusione delle email che hanno richiesto la rimozione dalla newsletter!

Richiedi subito una prova gratuita del software di gestione aziendale KeyStore, è gratis!

Storico Revisioni Documenti

Storico Revisioni Documenti

Ti è mai capitato di cancellare o modificare per errore un documento all’interno del tuo gestionale?

Quando un documento (fattura, preventivo, documento di trasporto, etc.) viene modificato, KeyStore conserva una copia di quello precedente.

Per recuperare una revisione precedente è sufficiente:

  • cliccare con il tasto destro del mouse sul punto interrogativo (a fianco del numero documento)
  • scegliere dalla lista in base alla data e l’importo del documento e si aprirà una finestra documento con quella revisione.

Quando hai trovato la versione che stavi cercando ti basta salvare!

Semplice vero? KeyStore è il gestionale per Windows che fa della semplicità e della personalizzazione i sui punti di forza.

Che aspetti? Installa subito KeyStore, è gratis!