Gestire il magazzino con precisione è il cuore pulsante di ogni attività commerciale. Noi di KeyStore lo sappiamo bene: per questo abbiamo rivoluzionato il processo di carico merci, eliminando definitivamente il lavoro manuale, lento e soggetto a errori.

Dal file XML alla potenza dell’IA

Fino a ieri, l’automazione passava esclusivamente attraverso il caricamento delle fatture elettroniche XML. Una grande agevolazione che ha permesso di caricare la merce con un click. Ma cosa succede quando la merce arriva in magazzino e la fattura viene emessa solo a fine mese?

Aspettare la fattura significa lavorare con un magazzino non aggiornato. Per questo abbiamo introdotto una funzionalità esclusiva in KeyStore: l’importazione intelligente dai PDF dei DDT.

Come funziona l’integrazione dei DDT?

Grazie all’integrazione di motori di Intelligenza Artificiale, KeyStore è ora in grado di “leggere” e interpretare i classici PDF dei Documenti di Trasporto.

• Scansione Intelligente: Il software analizza il PDF e ne estrae i dati come se si trattasse di un file CSV strutturato.
• Zero Duplicati: Durante la fase di importazione, KeyStore ti permette di abbinare i codici articolo del fornitore ai tuoi codici interni. Una volta creato il collegamento, il sistema lo ricorderà per tutti i carichi futuri.
• Magazzino in tempo reale: Non dovrai più attendere la fattura elettronica. Potrai caricare la merce nel momento esatto in cui entra nel tuo deposito.

Perché scegliere il carico automatico di KeyStore?

1. Risparmio di tempo: Abbatti dell’80% i tempi di inserimento dati.
2. Precisione assoluta: Elimina gli errori di battitura tipici del caricamento manuale.
3. Continuità operativa: Gestisci la merce non appena arriva, mantenendo le tue giacenze sempre aggiornate per le vendite.

Passa al livello superiore. Con KeyStore, l’intelligenza artificiale lavora per te, rendendo il tuo magazzino più fluido, veloce e intelligente

Utilizziamo L’IA anche per generare descrizioni dettagliate delle categorie degli articoli e schede tecniche prodotti molto dettagliate.

Gestire un contatto che riveste il doppio ruolo di cliente e fornitore può spesso creare confusione contabile e perdite di tempo. Per questo abbiamo sviluppato una nuova funzionalità in KeyStore pensata per semplificare la gestione dei saldi e migliorare la precisione della tua amministrazione.

Che cos’è la Compensazione Partite?

La nuova funzione permette, con un semplice click, di creare una scrittura di compensazione tra il saldo cliente e quello fornitore. Se un soggetto acquista da voi ma è allo stesso tempo un vostro fornitore, non è più necessario gestire i pagamenti in modo separato e manuale.

Come funziona in KeyStore?

L’automazione è il cuore di questo aggiornamento. Ecco i passaggi principali:

1. Rilevamento Intelligente: Mentre visualizzi il partitario, KeyStore riconosce automaticamente se l’anagrafica è presente sia come cliente che come fornitore.
2. Proposta di Compensazione: Se il sistema rileva un saldo attivo (un credito) verso il soggetto in veste di fornitore, ti proporrà immediatamente di compensare la somma dovuta.
3. Scrittura in un Click: Una volta confermata l’operazione, il software genera automaticamente le scritture contabili necessarie per allineare i due mastrini.

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Comunicazione Trasparente con il Soggetto

Sappiamo che la trasparenza è fondamentale nei rapporti commerciali. Per questo non ci siamo fermati alla sola parte contabile.

Dopo aver effettuato la compensazione, KeyStore ti permette di inviare una email automatica al cliente/fornitore. Il messaggio informerà il soggetto dell’avvenuta operazione, specificando gli importi compensati e restando in attesa di una sua conferma formale.

I vantaggi per la tua azienda:

• Risparmio di tempo: Niente più calcoli manuali o giri di fondi inutili.
• Riduzione degli errori: Il sistema incrocia i dati in tempo reale evitandoti sviste.
• Cash Flow sotto controllo: Una visione chiara del debito/credito reale verso ogni partner commerciale.

Dimenticare l’invio di una fattura elettronica o accorgersi di un errore oltre i termini di legge è un’eventualità che può capitare, ma è fondamentale sapere come muoversi per evitare che una piccola distrazione si trasformi in un salasso per l’azienda.

In questo articolo facciamo chiarezza sulle sanzioni previste per il 2026 e su come utilizzare il ravvedimento operoso per ridurre i costi.

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1. I termini di invio: quanto tempo hai?

Per evitare sanzioni, è necessario rispettare i tempi dettati dall’Agenzia delle Entrate:

• Fattura Immediata: deve essere inviata allo SDI (Sistema di Interscambio) entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
• Fattura Differita: (accompagnata da DDT) deve essere inviata entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

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2. Le Sanzioni: quanto costa l’errore?

Le sanzioni variano a seconda che il ritardo incida o meno sulla liquidazione dell’IVA:

A. Ritardo che incide sulla liquidazione IVA

Se il ritardo nell’invio della fattura compromette il corretto versamento dell’imposta, la sanzione è proporzionale:

• Dal 90% al 180% dell’imposta (IVA) relativa all’operazione.
• La sanzione minima è di 500 euro.

B. Ritardo che NON incide sulla liquidazione IVA

Se la fattura viene inviata in ritardo, ma l’IVA viene comunque versata correttamente nei termini (liquidazione corretta), la sanzione è fissa:

• Da 250 euro a 2.000 euro per ogni fattura inviata tardivamente.

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3. Come risparmiare: il Ravvedimento Operoso

Non è necessario aspettare un controllo dell’Agenzia delle Entrate. Se ti accorgi del ritardo, puoi regolarizzare la tua posizione spontaneamente pagando una sanzione ridotta (il cosiddetto Ravvedimento Operoso).

Tempistica della regolarizzazione	Riduzione Sanzione
Entro 30 giorni dal ritardo	1/10 del minimo (circa 25€ se non c’è debito d’imposta)
Entro 90 giorni	1/9 del minimo
Entro il termine della dichiarazione annuale	1/8 del minimo

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4. Il consiglio di KeyStore: prevenire è meglio che curare

La causa principale dei ritardi non è la cattiva volontà, ma la gestione manuale dei processi. Utilizzare un software gestionale aggiornato come KeyStore ti permette di:

1. Monitorare le scadenze: Alert visivi che segnalano le fatture non ancora inviate.
2. Invio automatico: Trasmissione immediata allo SDI con un clic, riducendo a zero il rischio dei 12 giorni.
3. Controllo degli errori: Validazione dei dati prima dell’invio per evitare scarti e successivi ritardi nella correzione.

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Nota importante: Le sanzioni possono essere pesanti, ma la digitalizzazione dei processi è la tua migliore alleata. Assicurati che il tuo ufficio amministrativo sia dotato di strumenti che automatizzano la trasmissione e la conservazione a norma.

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Hai dubbi sulla tua gestione delle fatture?

Non rischiare sanzioni inutili. Se sei già cliente KeyStore, consulta la nostra guida interna sulla gestione degli invii massivi. Se non lo sei ancora, scopri come la nostra piattaforma può semplificare la tua contabilità.

Contattaci per una consulenza gratuita

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🔔 Adeguamento Fiscale 2026

Dal 1° gennaio 2026, il panorama del commercio al dettaglio in Italia subirà un’importante evoluzione normativa. Entra in vigore l’obbligo di garantire il collegamento telematico tra il POS e il Registratore Telematico di cassa.

Questo cambiamento, gestito tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, non richiede un collegamento fisico dei dispositivi, ma punta a una tracciabilità totale dei pagamenti elettronici e alla semplificazione degli adempimenti fiscali.

La Nuova Normativa: Cosa Devi Sapere

L’obbligo riguarda tutti gli esercenti dotati di Registratore Telematico e POS e introduce un nuovo livello di controllo e trasparenza:

Dettaglio Normativo	Descrizione
Data di Inizio	1° gennaio 2026
Requisito	Associazione digitale obbligatoria tra POS e Registratore Telematico.
Modalità	La registrazione e l’associazione dei dati avverranno esclusivamente in modalità telematica, attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate.
Scadenze Adeguamento	POS già attivi: Entro 45 giorni dalla messa a disposizione del servizio di collegamento. Nuovi POS: Entro l’ultimo giorno lavorativo del mese successivo alla disponibilità.

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🛑 Rischio e Costi della Non Conformità

L’Agenzia delle Entrate confronterà i dati dei pagamenti elettronici registrati con il POS con quelli trasmessi dal Registratore Telematico.

• Sanzioni Severe: Il mancato adeguamento o la discordanza dei dati espone a sanzioni che vanno da €1.000 a €4.000 per violazione, con possibilità di sospensione dell’attività nei casi più gravi.
• Costi di Aggiornamento: L’adeguamento spesso richiede l’aggiornamento dei software di cassa e l’intervento di un tecnico specializzato.

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🚀 La Soluzione Keystore: Conformità Ibrida e Automatica

Essere conformi alla normativa non deve significare complicare le operazioni in cassa. Con Keystore, trasformi questo obbligo in un vantaggio operativo.

Mentre la normativa richiede solo un’associazione digitale sul portale, noi andiamo oltre, offrendo una soluzione per la gestione automatizzata del pagamento in cassa:

Integrazione Fisica e Automatizzata del POS

Il nostro team tecnico è specializzato nel collegamento fisico e software del tuo POS (anche di ultima generazione) al Registratore Telematico.

Come Funziona:

1. L’operatore di cassa chiude lo scontrino nel nostro software di gestione.
2. Non appena seleziona il metodo di pagamento Carta/Elettronico, il Registratore Telematico invia automaticamente un comando al POS.
3. Il POS si attiva istantaneamente mostrando l’importo esatto da pagare.

Benefici Immediati del Collegamento Fisico:

• ✅ Zero Errori: Elimini completamente il rischio di digitazione manuale dell’importo sul POS (errore umano che genera discordanze fiscali).
• ✅ Velocità in Cassa: Riduci i tempi di attesa per il cliente e ottimizzi il processo di pagamento.
• ✅ Massima Conformità: L’importo registrato e l’importo richiesto al cliente sono garantiti essere sempre identici.

Non aspettare il 2026 per evitare le sanzioni. Affidati a Keystore per un adeguamento normativo che non è solo conforme, ma rende la tua attività più veloce e sicura.

Contattaci oggi per un preventivo di installazione e configurazione del tuo POS e Registratore Telematico.

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Ogni azienda che opera con prodotti (dall’alimentare al farmaceutico, fino al settore industriale) si trova ad affrontare la complessità di identificare e tracciare con precisione le proprie merci.

Per garantire sicurezza, qualità e conformità normativa, non basta un codice generico: è indispensabile un sistema che gestisca il Lotto di Produzione.

Cos’è il Lotto di Produzione e Perché è Cruciale?

Il Lotto di Produzione è un “gruppo” omogeneo di articoli realizzati sotto condizioni simili (stessa linea produttiva, turno, materiali o data). Non è un semplice numero, ma l’impronta digitale del ciclo produttivo che garantisce:

• Omogeneità: Tutti i prodotti nel lotto condividono parametri comuni.
• Tracciabilità Totale: Permette di risalire, in qualsiasi momento, alle materie prime, ai macchinari e alle condizioni ambientali utilizzate per la realizzazione.
• Gestione Collettiva: Consente di intervenire in modo chirurgico su un intero gruppo di articoli.

⚠️ Lotto vs. Seriale: La Chiave della Tracciabilità

È fondamentale non confondere il lotto con il numero di serie:

Caratteristica	Numero di Lotto	Numero di Serie
Identificazione	Un gruppo di prodotti	Un singolo articolo (pezzo unico)
Applicazione Tipica	Prodotti consumabili, food, pharma, cosmetica	Apparecchiature elettroniche, macchinari, dispositivi medici

Gestire correttamente entrambi, se necessario, richiede la precisione, la coerenza e l’organizzazione che solo un sistema digitale può offrire.

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💻 Il Ruolo del Nostro Software nella Gestione Lotti

Mentre la gestione manuale espone l’azienda a errori, duplicazioni e ritardi fatali in caso di richiamo, il nostro software di gestione magazzino trasforma il lotto in uno strumento strategico:

1. Rintracciabilità e Controllo Qualità Immediato

Il software registra ogni articolo con il proprio lotto al momento dell’ingresso (carico) o della produzione. Questo ti garantisce:

• Visibilità Totale: Sai sempre dove si trova un lotto specifico, quando è entrato e a chi è stato destinato (chiusura della filiera).
• Reazione Rapida: In caso di anomalia o difetto, puoi isolare in pochi clic solo i lotti interessati, riducendo drasticamente il tempo di reazione e i costi operativi.

2. Rotazione Perfetta delle Scorte (FIFO/LIFO/FEFO)

Per i settori con prodotti a scadenza (come l’alimentare e il farmaceutico), la corretta rotazione è vitale. Il nostro software suggerisce automaticamente o forza l’operatore a prelevare i prodotti secondo la logica impostata, garantendo che i lotti:

• Più vecchi (FIFO – First In, First Out)
• o con scadenza più ravvicinata (FEFO – First Expiry, First Out)

siano scaricati per primi. Questo riduce sprechi, deterioramento e perdite economiche.

3. Conformità Normativa Senza Stress

Nei settori regolamentati (Farmaceutico D.Lgs. 219/2006, Alimentare D.Lgs. 231/2017), l’indicazione del lotto non è un’opzione, ma un obbligo legale.

Il nostro software ti assicura che ogni movimento sia registrato in modo digitale, leggibile e indelebile, fornendo in automatico la documentazione necessaria per audit e controlli.

Vantaggi Concreti per la Tua Azienda

Adottare la gestione digitale dei lotti con il nostro software non è solo un adempimento, ma una leva per la crescita e la sicurezza:

• Ottimizzazione dei Richiami: Interventi mirati e veloci che evitano il ritiro inutile dell’intera produzione.
• Riduzione degli Errori Umani: Addio a trascrizioni manuali e duplicazioni di codici, con conseguente maggiore affidabilità dei dati.
• Efficienza Operativa: Meno tempo speso in controlli manuali e più focus sulla produttività.
• Maggiore Professionalità: Fornisci ai tuoi clienti e partner la trasparenza e la sicurezza di un’organizzazione solida e tracciabile.

Il lotto di produzione è il tuo strumento di controllo qualità e sicurezza più potente. Affidati al nostro software per gestirlo al meglio.

Una Dolce Rivoluzione per la Distribuzione: KeyStore presenta il Verticale HoReBa per Pasticcerie e Forni

Nato dall’esigenza concreta di un nostro cliente specializzato nella produzione e distribuzione di prodotti di pasticceria e da forno, il nuovo verticale di KeyStore è la risposta definitiva alle sfide logistiche del canale Hotel, Ristoranti e Bar .

L’esigenza principale era duplice: ottimizzare drasticamente i tempi di inserimento degli ordini ricorrenti – spesso caratterizzati da piccole, quotidiane variazioni – e garantire la massima precisione nella gestione delle forniture.

La risposta è nel nostro innovativo modulo di gestione, concepito attorno a una griglia intuitiva: i prodotti sono disposti in verticale, mentre i clienti occupano le colonne orizzontali. Questo layout unico consente un caricamento dei dati di una rapidità sorprendente, permettendo agli operatori di registrare le quantità richieste in pochi istanti, anche per ordini abitudinari con minime variazioni giornaliere.

Da questo inserimento celere scaturiscono automaticamente documenti vitali per l’intero ciclo operativo: le liste di produzione per il laboratorio, i Documenti di Trasporto (DDT) per le consegne e le liste di inscatolamento dettagliate, garantendo un flusso di lavoro senza interruzioni dalla presa dell’ordine alla spedizione.

Un ulteriore tocco di flessibilità è offerto dalla gestione delle destinazioni multiple e occasionali. Qualora un cliente – come un bar – necessiti di spedizioni puntuali verso sedi diverse (ad esempio, un evento in un centro congressi o l’inaugurazione di un nuovo punto vendita), il sistema permette di creare e associare nuove destinazioni “al volo”, con una semplice sigla descrittiva, in un paio di secondi. Queste specificità sono poi dettagliatamente riportate sul Documento di Trasporto, assicurando chiarezza e precisione logistica.

Ciò che prima richiedeva ore di lavoro manuale e ripetitivo per la gestione degli ordini e della logistica, si conclude ora in pochi, preziosi minuti, liberando risorse e tempo per attività a più alto valore aggiunto. Con KeyStore, la distribuzione della pasticceria diventa più efficiente, precisa e, in definitiva, più “dolce”.

Il nostro software gestionale KeyStore trasforma con eleganza la creazione di preventivi in opportunità di vendita mirate. Un semplice documento contenente articoli, quantità e prezzi si evolve fluidamente in un’offerta promozionale sofisticata, pronta per essere condivisa via email sia con singoli clienti che con gruppi selezionati in base ai loro interessi specifici.

Con un’intuitività disarmante, una volta definito il preventivo, un semplice clic sul pulsante “Promo” orchestra la composizione automatica di un’email in formato HTML. Questa email, arricchita dalla lista dei prodotti, dalle loro immagini (ove disponibili), dal prezzo promozionale e dalla quantità minima d’acquisto, si trasforma in una newsletter precompilata. L’invio diventa un gesto di conferma, un “basta” che cela una potente automazione.

Se si ha un proprio e-commerce cliccando sull’articolo si entra direttameente nell’ecommerce e nell’articolo cliccato !

Il nostro softweare gestionale KeyStore , agendo con intelligenza, predispone la promozione attivandosi qualora il cliente acquisti gli articoli specificati nella quantità minima indicata, il tutto per una durata predefinita di quindici giorni, salvo diversa indicazione.

Analogamente, questa metodologia si presta con raffinatezza alla comunicazione di nuove aggiunte al catalogo verso quei clienti che hanno dimostrato un particolare interesse. Mantenere vivo il dialogo con la clientela, informandola sulle novità, si traduce in un costante nutrimento dell’interesse verso la vostra offerta.

Sulla scorta di questa nuova funzione stiamo elaborando una newsletter del tutto automatica segnalando ai clienti l’aggiunta di nuovo prodotti appartenenti alla stessa tipologia di articoli acquistati in passato. Se siete interessati a questa caratteristica contattateci quanto prima per avere maggiori dettagli e magari elaborare una strategia ottimale con il vostro supporto.

Questa è una funzione molto utile, soprattutto per chi gestisce un vasto assortimento di prodotti. La possibilità di filtrare gli articoli per marca o fornitore e visualizzare rapidamente la loro distribuzione nelle categorie, offre una panoramica chiara e immediata.

Ecco alcuni vantaggi chiave di questa funzionalità:

• Visione d’insieme:
  • Permette di avere una visione chiara e immediata della presenza di determinati prodotti nelle varie categorie.
  • Facilita l’analisi della distribuzione dei prodotti, aiutando a identificare eventuali squilibri o opportunità.
• Ottimizzazione del magazzino:
  • Aiuta a gestire meglio l’assortimento, evitando sovrapposizioni o mancanze di prodotti in determinate categorie.
  • Facilita la pianificazione degli acquisti e la gestione delle scorte.
• Strategie di marketing:
  • Fornisce informazioni preziose per la creazione di promozioni mirate e l’organizzazione di campagne di marketing efficaci.
  • Aiuta a identificare le categorie con maggiore potenziale di vendita per determinati marchi o fornitori.
• Efficienza:
  • Semplifica e velocizza le operazioni di analisi e controllo del magazzino.
  • Riduce il tempo necessario per ottenere informazioni utili per le decisioni aziendali.

In sintesi, questa funzione rappresenta un valido strumento per migliorare la gestione dei prodotti e ottimizzare le strategie di vendita.

Nell’esempio sotto sono evidenziae in blu le categorie occupate dai prodotti marca DH

Il cliente non aveva mai avuto un PC in azienda ma era nata l’esigenza di fare un inventario e così ha scelto KeyStore il nostro software gestionale per windows.  

Dovendo partire da zero, abbiamo deciso di importare tutte le fatture elettroniche XML dal 2009 a oggi. Abbiamo così ricostruito le anagrafiche Clienti, Fornitori, Articoli e tutti gli acquisti.  

Per la giacenza attuale, visto che molti articoli erano stati già venduti, abbiamo azzerato la giacenza, utilizzando un  App Android e l’utilizzo del codice a barre si è impostata la quantità presente in azienda.

Questa App da noi realizzata consente di utilizzare un normale Smartphone,  anche economico,  come fosse palmare industriale con lettore barcode dal costo di oltre 600€. Per leggere il codice a barre viene utilizzata la fotocamera, i tempi di lettura sono davvero bassi e non si sente affatto l’esigenza di usare un palmare industriale. Ogni operatore  ha l’App installata sul proprio smartphone che consente anche la raccolta ordine  

Finalmente l’inventario è fatto !

Alcuni prezzi però non erano aggiornati.

Per risolvere abbiamo fatto richiesta dei Files CSV a diversi fornitori, alcuni hanno anche fornito caratteristiche e foto. Così l’idea di realizzare un e-commerce è diventata fattibile.

Sono stati realizzate dei filtri di importazioni per diversi fornitori e così in futuro l’aggiornato dei prezzi sarà moto semplice.  Alcune fatture di acquisto contenevano dei KIT con anche 10 articoli con codici, descrizioni e anche prezzi diversi. Così abbiamo realizzato una funzione che trasformava il rigo KIT nei sotto codici attingendo le informazioni necessarie dal CSV del fornitore. Anche questa fase è stata automatizzata.

Un po’ alla volta ha preso forma una base dati molto dettagliata con categorie, descrizioni, immagini, caratteristiche tecniche da utilizzare per la navigazione a strati di prestashop.

Missione conclusa  

La ricerca di un’anagrafica cliente e forse una delle operazioni più frequenti e noiose durante una giornata di lavoro.

Spesso ci si ritrova con nomi o cognomi molto usati e appare una lista interminabile di soggetti.

Il software gestionale KeyStore per semplificare questa fase già consente la ricerca per frammenti di nome e cognome, ad esempio per cercare “Gennaro Esposito” basta mettere “gen esp”, non ha importanza se sono messi al contrario.

Questo metodo di ricerca è in uso anche dai sistemi Android, forse neanche ve ne siete accorti! Ma il problema rimane quando di “Gennaro Esposito”, nomi molto comuni a Napoli, ce ne stanno un centinaio.

Allora viene in soccorso una tecniche che usava Word qualche decennio fa !. Quando in un menù aveva oltre una ventina di voci diventava inutile mostrare sempre e comunque tutte anche se alcune non erano mai stare usate!

Quindi, colpo di genio, Word mostrava le voci più utilizzare e solo se si cliccava sull’ultima voce “Mostra altro”, oppure si esitava sul menù aperto oltre un certo numero di secondi, appariva il menù completo.

In keystore abbiamo fatto una cosa simile, quando si ricerca “Gennaro Esposito” la lista che viene proposta è ordinata per frequenza di utilizzo, quindi il primo della lista sarà sicuramente quello che abbiamo più volte ricercato e utilizzato.

Scarica qui il nostro software per la gestione del magazzino keystore e usalo gratuitamete per tutto il tempo necessario per capire se soddisfa le tue esigenze, richiedi assistenza gratuita per l’avviamento.

In caso di fattura elettronica inviata in ritardo o non emessa, sono previste sanzioni. Scopri i dettagli, le novità per il 2024 e il ravvedimento operoso.

Nella gestione della fatturazione elettronica della propria attività, è di fondamentale importanza rispettare i termini di emissione della fattura elettronica.

In caso di fatture elettroniche emesse in ritardo o non emesse, infatti, potresti incorrere in sanzioni di una certa rilevanza.

Dal 1° settembre 2024, a seguito della riforma delle sanzioni tributarie, le sanzioni hanno subìto modifiche.

Approfondiamo quali sono queste nuove sanzioni, come si differenziano da quelle precedentemente in vigore e alcuni esempi di applicazione.

Quali sono le sanzioni per invio tardivo o mancata emissione della fattura elettronica

In caso tardiva oppure omessa emissione della fattura il regime sanzionatorio previsto è regolato dall’art. 6 del D.lgs n. 471/1997.

La riforma delle sanzioni tributarie è andata a modificare quanto previsto dal decreto in questione, introducendo nuove soglie.

Nello specifico, le omissioni e irregolarità commesse dal 1° settembre 2024 in poi vengono sanzionate nel seguente modo:

• fattura con invio tardivo, omessa oppure contenente errori: sanzione pari al 70% dell’imposta (IVA) relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro;
• omissione o errore non incide sulla corretta liquidazione dell’IVA: sanzione fissa compresa tra 250 e 2.000 euro;
• violazione che riguarda un’operazione non esente, non imponibile, non soggetta a IVA o in regime di reverse charge (inversione contabile): sanzione pari al 5% dei corrispettivi non documentati, con un minimo di 300 euro. Se la violazione non ha impatto sulla determinazione del reddito, si applica la sanzione fissa da 250 a 2.000 euro;
• violazione solo formale, che non incide sul fronte dell’IVA e del reddito: nessuna sanzione.

Le modifiche rispetto alla situazione precedente al 1° settembre riguardano:

• la sanzione per invio tardivo o mancata emissione della fattura, oppure con errori, si riduce, passando dalla soglia compresa tra il 90 e il 180% dell’imposta al 70%. Cala anche l’importo minimo della sanzione, che da 500 diventa 300 euro;
• la sanzione per irregolarità su operazioni esenti, non imponibili, in reverse charge (inversione contabile) o non soggette a IVA diminuisce, dalla soglia da 5% al 10% dei corrispettivi non documentati al valore fisso del 5%.

Entro quando inviare fattura elettronica?

• Per evitare le sanzioni per invio tardivo od omessa fatturazione, è fondamentale tenere a mente i termini entro cui emettere fattura.
• Una fattura elettronica si considera emessa all’atto della sua trasmissione elettronica al SdI (Sistema d’Interscambio). Questo rappresenta il momento di consegna o spedizione del documento al cessionario/committente (il cliente).
• Detto ciò, i termini per emettere una fattura elettronica si differenziano a seconda della tipologia di fattura:
• fattura immediata: entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione;
• fattura differita: entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione
• È importante ricordare che l’omessa fatturazione si ha anche quando una fattura viene emessa, ma scartata dal SdI. In tal caso, dovrai inviare di nuovo la fattura corretta entro 5 giorni dalla notifica di scarto, fermo restando la possibilità di sfruttare i 12 giorni per il regolare invio.

Ravvedimento operoso per l’invio tardivo della fattura elettronica

L’importo delle sanzioni da pagare in caso di invio tardivo o mancata emissione della fattura elettronica può essere ridotto tramite l’istituto del ravvedimento operoso.

Il ravvedimento, infatti, riduce le sanzioni in base alla tempestività con cui procedi a regolarizzare l’irregolarità o l’omissione.

Le riduzioni previste sono le seguenti:

• 1/9: se la regolarizzazione avviene entro 90 giorni dalla data di omissione o dell’errore;
• 1/8: se la regolarizzazione avviene entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno in cui è stata commessa la violazione;
• 1/7: se la regolarizzazione avviene entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione;
• 1/6: se la regolarizzazione avviene oltre il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione.

Infine, nel caso di più violazioni, sarà valido il principio del cumulo giuridico; quindi, le sanzioni si applicheranno una sola volta.

È importante emettere fattura elettronica nei termini stabiliti dalla legge e non incorrere nel caso di omessa fatturazione. Infatti, anche se ridotte in alcune soglie dall’ultima riforma, le sanzioni rimangono comunque importanti e possono assumere una certa rilevanza, soprattutto per le attività più piccole.

Download del software gestione magazzino gratuito KeyStore

Perchè utilizzare le Fidelidy Card ?

Vantaggi per le aziende:

• Fidelizzazione della clientela: Il principale vantaggio è quello di incentivare i clienti a tornare a fare acquisti presso la stessa azienda, creando un legame duraturo e rafforzando la brand loyalty.
• Raccolta dati: Attraverso le fidelity card, le aziende possono raccogliere preziose informazioni sui comportamenti d’acquisto dei clienti, come prodotti preferiti, frequenza degli acquisti, importi spesi, ecc. Questi dati sono fondamentali per personalizzare le offerte e le comunicazioni di marketing.
• Segmentazione del mercato: Grazie ai dati raccolti, è possibile suddividere la clientela in segmenti omogenei, permettendo di creare campagne marketing più mirate e efficaci.
• Aumento delle vendite: Le fidelity card, con i loro programmi a punti, sconti e promozioni esclusive, stimolano l’acquisto impulsivo e possono aumentare il valore medio del carrello.
• Migliore gestione del magazzino: Analizzando i dati di acquisto, le aziende possono ottimizzare la gestione del magazzino, evitando scorte eccessive o carenze di prodotti.
• Vantaggio competitivo: Un programma fedeltà ben strutturato può differenziare l’azienda dalla concorrenza, attirando nuovi clienti e fidelizzando quelli esistenti.

Vantaggi per i clienti:

• Sconti e promozioni: I clienti possono beneficiare di sconti, offerte speciali e promozioni esclusive riservate ai possessori della fidelity card.
• Accumulo di punti: Molte carte fedeltà permettono di accumulare punti che possono essere scambiati con premi o sconti aggiuntivi.
• Esperienza d’acquisto personalizzata: Le aziende possono offrire esperienze di acquisto più personalizzate, proponendo prodotti e servizi in linea con le preferenze dei clienti.
• Priorità nell’assistenza: I clienti fedeli possono godere di un servizio clienti più rapido e efficiente.

In sintesi, le fidelity card rappresentano uno strumento di marketing molto potente che, se ben implementato, può portare a numerosi benefici sia per l’azienda che per il cliente.

Vuoi approfondire qualche aspetto in particolare? Contataci e troveremo il sistema miglore per fidelizzare i tuoi clenti !

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A partire dal 1° luglio 2022, la normativa italiana impone l’obbligo di trasmettere in formato elettronico al Sistema di Interscambio (SdI) i dati relativi a tutte le operazioni commerciali con soggetti esteri. Questo adempimento, che ha sostituito l’Esterometro, riguarda sia le cessioni di beni che le prestazioni di servizi.

Quadro Normativo e Tempi Il Decreto Legislativo n. 127/2015, con le successive modifiche, disciplina nel dettaglio questa nuova modalità di comunicazione.

• Tempistica:
  • Operazioni attive: I dati devono essere trasmessi entro 12 giorni dalla data di emissione della fattura.
  • Operazioni passive: La comunicazione deve avvenire entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui si è ricevuta la fattura.
• Esclusioni: Sono escluse da questo obbligo le operazioni per cui è stata emessa bolletta doganale e gli acquisti di beni e servizi da soggetti extra UE per importi inferiori a €5.000 e non rilevanti ai fini IVA in Italia.

Compilazione della Fattura Elettronica per Clienti Esteri Per una corretta compilazione della fattura elettronica destinata a un cliente estero, è fondamentale prestare attenzione ai seguenti campi:

• Codice Destinatario: Indicare sempre “XXXXXXX”.
• IdPaese: Inserire la sigla ISO 3166-1 alpha-2 del paese del cliente (es. “DE” per la Germania).
• CAP: Utilizzare il codice postale generico “00000”.
• IdCodice e Codice Fiscale: Per i privati, compilare solo l’“IdCodice” con un codice alfanumerico di massimo 28 caratteri.
• Natura IVA: Selezionare il codice appropriato in base al tipo di operazione (es. N3.1 per esportazioni).

Consigli Utili

• Consulenza Professionale: Per una corretta applicazione delle norme e la scelta del codice natura IVA più adatto, è sempre consigliabile rivolgersi al proprio commercialista.
• Aggiornamenti Normativi: La normativa fiscale è in continua evoluzione. È importante mantenersi aggiornati sulle ultime disposizioni.
• Software Specifici: Utilizzare software di fatturazione elettronica certificati per garantire la conformità delle fatture.

In conclusione, la fatturazione elettronica per le operazioni transfrontaliere rappresenta un adempimento fondamentale per le imprese italiane. Seguendo le indicazioni fornite e rivolgendosi a professionisti del settore, è possibile rispettare le normative vigenti e gestire in modo efficiente le proprie operazioni commerciali con l’estero.”

La navigazione del nostro Software Gestionale per la gestione del magazzino a filtro è una tecnica di selezione per campo tipica dei siti e-commerce, essa consente di avere un insieme di elementi raggruppati e ordinati per un dato campo. Ad esempio, scegliendo il campo citta saprò quanti elementi sono presenti in una data citta e in che ordine sono disposte le citta per numero di occorrenze rilevate.

E’ una tecnica di ricerca che consente di avere una visione più ampio del proprio database. Dalla lista che se ne ricava è possibile cliccare su una o più elemento e si avrà una selezione dei clienti che appartengono quella città.

La navigazione a filtro è presente nella tabella Clienti ed Articoli.

Nella tabella Clienti è possibile avere una selezione per i seguenti campi: Citta, Regione, Agente, Listino, Provincia, Stato, Saldo, Pagamento, Zona geografica.

Nella tabella Articoli è possibile avere una selezione per i seguenti campi: Gruppo merceologico, Genere, Ubicazione, Fornitore, Disponibile, Iva, Web.

E’ possibile che si abbai bisogno di utilizzare un campo non previsto nelle selezioni appena viste. L’aggiunta al volo di un campo è molto semplice.  Basta andare nel campo desiderato, ad esempio “Ricarico 1”, quando si ritorna sulla finestra navigazione appare in basso “ADD(Ricarico 1)” cliccato su questo testo il campo sarà aggiunto alla navigazione attuale e si potrà operare come per i campi già presenti.

La navigazione a filtro è una funzione poco conosciuta ma davvero straordinaria da utilizzare nel proprio software di gestione magazzino. Rende estremamente facile inviare comunicazioni mirate ai clienti oppure, nel caso del magazzino articoli, evidenziare prodotti con date caratteristiche.

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La versione gratuita di KeyStore permette di gestire il magazzino nelle operazioni di carico e scarico. Consente l’emissione di documenti di vendita come Ddt, fatture , Note di credito, note di debito.

Consente anche di creare preventivi e fatture proforma. Questi possono poi essere evasi in fattura con un semplice click.

Per gestire le richieste dei clienti e disponibile l’impegno cliente che mette nello stato di “Impegnato” la merce inserita così che non sarà disponibile per altri clienti anche se fisicamente presente. La merce si disimpegna e diventa venduta quando si passa a Ddt o fattura l’impegno, anche in questo caso con un solo click del mouse.

E’ possibile anche evadere parzialmente un impegno, la merce rimanente sarà disponibile per una successiva operazione di avanzamento, oppure si può decidere di chiudere definitivamente l’impegno terminando la merce impegnata residua. 

La gestione anagrafica dei Clienti, Fornitori e Articoli è completa senza limiti come nella versione a pagamento.

E’ possibile generare i documenti in formato elettronico e inviarli all’agenzia tramite PEC senza alcun costo. Oppure con un costo di 100€ + iva  / Anno si può avere accesso ad un portale web professionale dove si vedono e si possono gestire tutti documenti ricevuti ed emessi oltre che generarne di nuovi dal portale stesso.

Il passaggio alla versione a pagamento può avvenire in ogni momento senza perdere i dati. E’ consentito contattare l’assistenza telefonicamente per avere brevi chiarimenti.

Download del software gestione magazzino gratuito KeyStore

Il modulo consente di tradurre in altre lingue il nome del prodotto, la descrizione breve e quella estesa

Per questa funzione viene utilizzato il servizio Google transate che per volumi anche discredi non ha nessun costo annuale. Le lingue gestite sono inglese, tedesco, spagnolo, francese. Ma su richiesta del cliente possiamo aggiungere altre lingue. La traduzione gestisce anxche la codifica html eventualmente present, inoltre un anteprima riepigolativa consente di vedere rapidamente l’anagrafica di ognio prodotto.

Il tradutore lavora anche sulle categorie traducendo oltre al Nome della categoria anche tutti i campi Meta richesti da Prestashop .

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Vedi anche l’articolo che trata la gestione di un sito prestashop

Nel nostro software di gestione magazino c’è un modulo appposito di importazione che supporta una vasta gamma di formati (CSV, XLS, XML, MDB, TXT) e consente di caricare e elaborare cataloghi fornitori in modo rapido ed efficiente. Attraverso l’impostazione di criteri personalizzabili, il sistema calcola automaticamente i prezzi di vendita, applicando i ricarichi definiti dal cliente.

Funzionalità principali:

• Programmazione: Pianifica le importazioni in base a un orario o a intervalli regolari.
• Gestione Immagini: Scarica le immagini direttamente dal fornitore e aggiungi una filigrana personalizzata.
• Integrazione E-commerce: Aggiorna automaticamente il catalogo prodotti su PrestaShop al termine dell’elaborazione.
• Monitoraggio in Tempo Reale: Visualizza l’avanzamento dell’importazione e le variazioni nel catalogo (nuovi prodotti, fuori listino, disponibilità).

Il modulo offre una soluzione completa e automatizzata per la gestione dei cataloghi fornitori, garantendo un aggiornamento costante e preciso delle informazioni di prodotto.

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Vedi anche l’articolo che tratta nello specificop le traduzioni

Il modulo sviluppato offre una sincronizzazione bidirezionale completa tra il sistema di gestione magazzino e la piattaforma e-commerce PrestaShop. Le informazioni relative ai prodotti, tra cui codice, descrizione dettagliata (anche in formato HTML), immagini multiple, prezzi differenziati per clientela, quantità minime e sconti personalizzati, vengono trasferite automaticamente e aggiornate in tempo reale.

La soluzione supporta la traduzione automatica in cinque lingue, garantendo una rapida internazionalizzazione del catalogo prodotti. Inoltre, la gestione incrementale dei dati assicura una performance ottimale, elaborando esclusivamente le modifiche apportate e minimizzando i tempi di elaborazione.

Il modulo permette anche il download degli ordini effettuati tramite PrestaShop, consentendo una completa tracciabilità delle vendite e una gestione efficiente del customer relationship management. È inoltre possibile gestire moduli aggiuntivi caricati su prestashop per ampliare le funzionalità della piattaforma.

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Il modulo Mailer di KeyStore semplifica la gestione delle tue comunicazioni.

Invia email personalizzate, offerte e documenti ai tuoi clienti e fornitori direttamente dalla tua gestione magazzino.

Caratteristiche principali:

• Flessibilità: Utilizza più account email, formati TXT/HTML, firma digitale e allegati multipli.
• Personalizzazione: Compila automaticamente gli indirizzi email dai tuoi database clienti e fornitori per auguri di compleanno o altre occasioni speciali.
• Segmentazione: Invia comunicazioni mirate a gruppi specifici di clienti utilizzando i filtri attivati delle schede clienti o fornitori.
• Automatizzazione: Importa elenchi email da CSV o incollali manualmente. Pianifica le tue campagne e imposta limiti di invio giornalieri per rispettare le normative anti-spam.
• Tracking: Tieni traccia di tutte le email inviate, inclusi i contenuti dei messaggi, grazie all’archiviazione del database automatica.
• Efficienza: Evita di inviare email duplicate grazie al sistema di tagging e alle regole di invio personalizzate
• Unsubscrive: Il sistema consente che evitare automaticamente l’inostro di email a chi ha scelto la rimosione dalla newsletter.

Lettura LOG da brevo per gestire automaticamente email errate e disiscrizioni.

Un modulo così avanzato che ti consente di fare email marketing senza utuilizzare altri prodotti esterni e le relative complicazioni di comunicazioni con il gestionale.

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Il nostro software gestionale offre una gestione degli sconti estremamente personalizzata, basata su una vasta gamma di parametri:

• Soggetto: Clienti specifici o gruppi di clienti.
• Articolo: Singoli prodotti o categorie di prodotti.
• Gruppo merceologico: Classificazione più ampia dei prodotti.
• Genere: Prodotti per uomo, donna o bambino.
• Marca: Produttori specifici.
• Famiglia sconto: Gruppi di sconti predefiniti.

Combinando questi parametri, è possibile creare regole di sconto complesse e precise. Ad esempio, si può applicare uno sconto del 10% su tutti i prodotti per bambini della marca “BimbiFelici” per i clienti fidelizzati, a partire dal 1° dicembre. La Gestione del Magazzino risulta così molto più agevole e precisa !

Ulteriori funzionalità:

• Prezzi personalizzati: Definizione di prezzi di listino e di costo specifici per ogni regola di sconto.
• Condizioni temporali: Applicazione degli sconti in periodi limitati.
• Quantità minime: Imposizione di quantità minime per usufruire dello sconto.
• Modalità di pagamento: Imposizione di una specifica forma di pagameto per usufruire dello sconto.

Esempio pratico:

In prossimità del Natale, offriamo uno sconto del 10% sull’acquisto di 5 confezioni di lampadine per albero, valido dal 1° al 15 dicembre, esclusivamente per pagamenti in contanti. Il costo di acquisto per noi è di soli 8€ a confezione, grazie a un accordo speciale con il fornitore.

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La maggior parte dei software per la gestione del magazzino offre una serie di tipologie di documenti preimpostati, come preventivi, bolle, fatture, ecc. Tuttavia, le esigenze specifiche di ogni azienda spesso richiedono l’utilizzo di documenti personalizzati, con causali di magazzino, formati di stampa e criteri di avanzamento ad hoc.

Keystore, il nostro software per la gestione del magazzino, risponde a questa esigenza permettendoti di definire liberamente nuove tipologie di documenti direttamente dal menu principale. Questa flessibilità ti consente di adattare il software alle tue specifiche necessità operative, ottimizzando così la gestione del tuo magazzino.

Inoltre il sistema consente di configurare automaticamente le impostazioni di un documento collegandolo ad una voce di menù, semplificando notevolmente le operazioni quotidiane. Ad esempio, per i trasferimenti di merce dal deposito centrale al magazzino di corso Napoli, è sufficiente selezionare la voce di menu appositamente denominata “Da deposito a Corso Napoli” . Il sistema aprirà automaticamente il documento ‘Movimenti magazzino’ con i campi già precompilati (causale, depositi), evitando errori e garantendo un’esperienza utente intuitiva, anche per gli operatori meno esperti.

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Nell’ambito delle relazioni commerciali con clienti abituali, caratterizzate da fluttuazioni dei prezzi, risulta cruciale disporre di uno storico dettagliato delle transazioni.

Il nostro software di gestione magazzino soddisfa questa esigenza, offrendo una visualizzazione immediata dell’andamento dei prezzi.

Tramite un codice cromatico intuitivo e una colonna dedicata, è possibile identificare rapidamente se un prezzo è rimasto invariato (con indicazione della data), se un prodotto non è mai stato venduto al cliente, o se il prezzo ha subito variazioni (aumenti in blu, diminuzioni in rosso).

Inoltre, per ogni singola voce è disponibile un’analisi a dettagliata dell’evoluzione temporale del prezzo  

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